Обследование информационной системы

Обследование информационной системы осуществляется на первой стадии ее создания.

Цель обследования – получение исходных данных для обоснования целесообразности создания системы и, в случае положительного решения, - для разработки технического задания, технического проекта и рабочей документации.

В соответствии с поставленной целью задачами обследования являются:

• Установление состава функциональных задач в базовом варианте, их краткое содержательное описание и требования к периодичности, оперативности и достоверности обработки информации по задачам.
• Установление информационной взаимосвязи задач.
• Определение документооборота между подразделениями.
• Описание документов (наименование, объем информации, периодичность и трудоемкость составления, связь с задачами и подразделениями).
• Описание показателей (наименование, состав реквизитов, связь с документами).
• Описание реквизитов (наименование, их содержательный смысл, система кодирования).
• Описание базы данных (состав, структура, объем файлов).
• Установление структуры управленческих работ подразделений (виды работ и их удельный вес).
• Характеристика технического и программного обеспечения системы в базовом варианте.

Обследование может касаться информационной системы всего предприятия (сплошное обследование) или отдельных подразделений (выборочное обследование).

Организация обследования предусматривает распределение группы разработчиков между подразделениями предприятий. Целесообразно, чтобы участники обследования продолжили работу в части алгоритмизации и программирования соответствующих задач.

В любом случае результаты обследования должны быть представлены в формализованном виде, удобном для ознакомления вновь подключаемых к работе сотрудников и контроля со стороны руководителя группы.

Очевидно, что обследование предполагает знакомство разработчиков со специальной экономической литературой в данной предметной области, отражающей современный этап экономического развития.

В начале обследования целесообразно ознакомиться с положениями о подразделениях предприятия, должностными инструкциями, документацией по действующей системе обработки информации и другими материалами, характеризующими информационную систему.

Однако основным источником сведений об информационной системе являются беседы проектировщиков с сотрудниками подразделений и анализ документов, с которыми сотрудники работают. Обследование целесообразно проводить в разрезе каждой функциональной задачи с привязкой к ней входной и выходной информации (первичные бумажные документы, файлы без данных, видеограммы, отчеты и содержащиеся в них показатели и реквизиты).

По каждой форме бумажного документа должен быть получен заполненный экземпляр, дающий представление о разрядности реквизитов и системе их кодирования. По результатам обследований составляется тезаурус (словарь понятий) документов, показателей и реквизитов с их характеристиками.

В случае сложной информационной системы, где возможно нарушение терминологического и смыслового единства показателей и документов, составляют карточки учета документов и показателей.

Карточка учета документа составляется для каждой формы документа и содержит:

• наименование документа;
• объем информации;
• периодичность составления;
• трудоемкость составления;
• подразделение, в котором формируется документ;
• код наименования документа.

Код наименования документа состоит из кода подразделения, в котором формируется документ, и порядкового номера документа внутри подразделения.

Карточка учета показателя содержит:

• наименование показателя;
• реквизитный состав;
• перечень кодов документов, для формирования которых нужен данный показатель, и перечень кодов документов, из которых может быть получен данный показатель;
• код наименования показателя.

Код наименования показателя содержит ряд признаков классификации для установления терминологического и смыслового единства показателей. Внутри классификационной группировки нижнего уровня перечень показателей обозрим, и вредная синонимия может быть устранена.

После уточнения наименований показателей устанавливаются единые наименования документов, в которых присутствуют показатели с одинаковыми наименованиями.

Наличие в карточке учета показателя перечней связанных с ним документов позволяет устанавливать связь документов по задаче и связи между задачами, а наличие в карточке учета документов наименования подразделения – документооборот между подразделениями в процессе решения задач.

Для формализованного представления информационных связей между подразделениями, документами и задачами используются информационные модели:

• графовые информационные модели;
• матричные информационные модели;
• информационно-технологические схемы;
• операционные таблицы;
• CASE-модели.

Реализация обследования предполагает наличие методики проведения обследования, которая включает в себя:

• программу проведения обследования;
• объекты обследования;
• степень детализации анализа;
• методы и формы сбора данных;
• правила обработки результатов на ПК.

Наличие методики обследования обеспечивает единообразие в обследовании предметной области, формализованное представление данных, применение формализованных методов анализа информации с использованием ПК.